Afbud: Claes, Mia og Peter 

Referent: Louise

1. Ordstyrer 
John vælges til ordstyrer

2. Evt.
Punkt vedr. 100 m Skoven ønskes drøftet ift. knapper i bodystocking.

3. Vi sørger for forplejning

4. Velkomst og præsentationsrunde
Ledere, forældre- og medarbejderrepræsentanter giver hver en kort præsentation.

5. Forældremøde den 15. marts på Rebild Hus
Forældremødet d. 15. marts drøftes. Mødet er for de tre intuitioner i Skørping by og afholdes på Rebild Hus ift. pladshensyn. Bestyrelserne håber på et stort fremmøde. Overskriften for mødet bliver:”Fusion af Skørping by”. Ledelsesteamet vil fortælle om deres tanker for de samlede institutioner i Skørping. Det drøftes om der er mulighed for at få en oplægsholder ift. fusion imellem flere institutioner, og hvorledes bestyrelsesarbejde og aktivitetsudvalg fungerer optimalt. Det vurderes, at Skørping er forholdsvist langt på området ift. andre byer og kommuner. På mødet skal, der på baggrund af fusionen, være valg til henholdsvis bestyrelse og aktivitetsudvalg. Bente sender sammen med dagsordenen for forældremødet information om bestyrelsesarbejde og aktivitetsudvalg. På selve mødet vil formændene for tidligere Øst og Vest kort fortælle omkring bestyrelsesarbejdet, for at give et yderligere indblik heri. Repræsentanter fra aktivitetsudvalgene fortæller ligeledes om deres arbejde, for at inspirere og motivere flest mulige forældre til at stille op.

Jurist Pernille Bay er valgtilforordnet på mødet ift. at hun skal holde styr på det juridiske i selve valget.

Bente laver udkast til indbydelse og dagsorden og sender til bestyrelserne inden til kommentering.

6. Valg til bestyrelse – Er der nuværende bestyrelsesmedlemmer der genopstiller?
Der gives en ikke bindende tilkendegivelse af, hvem der ønsker at stille op igen. Det er vigtigt at få prikket til evt. kandidater og opfordre til at stille op til bestyrelsen.

7. Bestyrelsens sammensætning den 1. april 2012
Den nye bestyrelse kommer til at bestå af 7 forældrerepræsentanter. 2 fra hvert af husene samt en 7. repræsentant, der kan vælges mellem alle husene. I 100 m Skoven skal der være én repræsentant fra børnehavedelen og én fra vuggestuedelen. Repræsentanterne vælges ift. flest antal stemmer. I de tre huse vil der forud for mødet opsættes sedler, hvor de der ønsker at stille op skal skrive sig på. På forældremødet fortæller de opstillede kort om dem selv; hvorfor de stiller op, og hvad de ønsker at bidrage med. Bestyrelserne håber på, at der er mange forældre der ønsker at stille op.

Det er vedtaget i styrelsesvedtægterne, at der kun er én medarbejderrepræsentant fælles for de tre huse. Det anses derfor som en god idé, at den nye bestyrelse i deres årsplan, planlægger et antal møder, hvor forældrerepræsentanter og en medarbejderrepræsentant fortæller om, hvordan det går i det enkelte hus. Dette synes vigtigt for at bestyrelsen får et større indblik i hverdagen i de forskellige huse.

8. Bestyrelsens kompetencer – Se vedhæftet styrelsesvedtægt
Rebild Kommune har sammensat en lang række bilag til styrelsesvedtægterne. Her findes kompetencefordelingen mellem kontraktholder, forældrebestyrelse, forvaltning, B&U og kommunalbestyrelse. I de sidste par år har bestyrelsesarbejdet båret præg af mange politiske beslutninger på området og mange høringssvar fra bestyrelserne. Det er et håb at der de kommende år vil være mere ro til indholdssiden. I dagsordenen til forældremødet vedhæftes et link til kompetencefordelingen. 

9. Nyt fra ledelsesteamet
Ledelsesteamet deltager sammen med Kerteminde kommune i et projekt: ”Tid til det daglige ledelsesrum”. Her bliver de coachet ift. deres nye roller i ledelsesteamet, og drøfter udfordringer og dilemmaer i fusionen.

Ledelsesteamet er ved at kortlægge hvem der gør hvad, og hvordan de bedst muligt støtter hinanden i processen samt drager nytte af hinandens kompetencer.

Ligeledes drøfter de løbende hvorledes forandringerne påvirker personalets og børnenes trivsel, og hvordan de bedst muligt planlægger og støtter op i denne proces. Personalet er meget roligt og afklaret. Der afholdes et personalemøde d. 23. januar. Personalet får løbende information for at kunne skabe de bedste rammer.

Det praktiske ift. fusionen er ved at blive tilrettelagt, og der er stor fokus på at forældrene skal være trygge i processen.

Bente har udformet et budget ift., hvad der er mindstemål for, at særligt legepladserne fungerer i dagligdagen. Udvalget har meddelt at de pt. ikke vil tage stilling hertil pga. regnskabsafslutning.

Alle redskaber i Vaskebjørnen kan flyttes på nær et ”køkken”. Flytning og etablering vil koste omkring 100.000.

De to huser skal være malet inden flytningen og Vaskebjørnen skal være istandsat inden aflevering. Dette er uden for budget.

Fra 1. april vil der være 45 børn mindre i Skørping by.

10. Hvor langt er vi i fusionen i børnehusene i Skørping
I efteråret påbegyndtes drøftelserne omkring det praktiske i flytningen. Hanne bliver daglig leder for Skovtrolden og Monica for 100m Skoven. Bente vil have kontor i Skovbjørnen, men også være meget rundt i de øvrige huse. Det er ikke muligt at få en daglig leder særligt til Skovbjørnen. Camilla vil fra 1.april fungere som koordinator i Skovbjørnen, som Anja er i 100 m Skoven i dag.

Koordinering i de tre huse:
Personalet i Vaskebjørnen mødes i Enghaven til pædagogisk dag for at drøfte, hvad bringes der med fra Vaskebjørnen og hvad nyt der skal tilføres. Det drøftes ligeledes på dette møde, hvornår børnene skal besøge Enghaven og hvordan det skal foregå.

100m Skovens personale har møde i marts for at drøfte flytningen fra Hanesvinget og de sidste 6. måneder i 100 m skoven.

Dato for pædagogisk dag for Personalet i Enghaven og Troldehaven er pt. ikke fastlagt.

Legepladserne:
Bestyrelserne inddrages evt. sammen med legepladskonsulenter ift. legepladsernes udformning: hvad kan flyttes og hvad skal vi have mere af? Det er vigtigt at have fokus på at ”Enghaven” skal lukke i 2017, så redskaberne skal kunne flyttes igen og gerne kunne skabe sammenhæng med legepladserne i de øvrige huse.

Bente kontakter Søren Kjær med henblik på drøftelse af økonomien til områderne og mulighed for at udvalget besøger de pågældende huse.

Bente indkalder til et fælles bestyrelsesmøde i februar måned.

11. Evt.
Det aftales, at denne drøftelse pågår i det pågældende hus.